Gratis online tools voor een vliegende ondernemersstart in 2017

Het nieuwe jaar staat voor de deur! Een mooie gelegenheid om onze goede voornemens weer tevoorschijn te halen. Wil je efficiënter te werk gaan of kosten besparen? De onderstaande gratis tools maken jouw ondernemersleven in het nieuwe jaar een stuk aangenamer.

Grip op je administratie

Facturen versturen, werkuren registreren en aankoopbonnen inboeken. De administratie moet een keer gedaan worden. Je kunt dit natuurlijk uitbesteden, maar er zijn gratis programma’s waarmee je het eenvoudig zelf kunt doen en je dus een hoop geld kunt besparen. Marloes gebruikt voor de administratie van haar zzp-bedrijf en blog Budgetproof.nl een betaald offline-administratieprogramma. “Ik zit erover na te denken om over te stappen op een onlinepakket als Moneybird of Reeleezee. Moneybird is de eerste 2 maanden gratis. Bij Reeleezee is het pakket gratis bij 3 facturen of minder. Gemiddeld zit ik hier ver boven, dus een gratis pakket ben ik als zzp’er ontgroeid.”

Wil je zonder beperkingen je gehele administratie gratis online verwerken, dan bestaan er varianten als Zipbooks. “Deze site ziet er heel goed uit”, ligt Marloes toe. “Het biedt voordelen die Reeleezee of Moneybird niet hebben, zoals urenregistratie en onkostenbeheer. Voor diegene die een Engelse tool geen probleem vinden, lijkt deze me ontzettend geschikt. Ik zoek toch nog even door naar een Nederlands pakket. Administratie is al lastig genoeg.”

De mooiste foto’s voor je website

Het internet is een visueel medium. Afbeeldingen op je website of socialmediakanalen zijn dan ook van toegevoegde waarde. Heb je geen camera tot je beschikking of wil je geen budget uitgeven aan een fotograaf, dan zijn stockfoto’s de oplossing. Er zijn diverse websites die gratis afbeeldingen aanbieden. Linda en Octave, de eigenaren van Restaurant De Jonker in Oegstgeest, zoeken voor hun website altijd naar foto’s met een hoge kwaliteit die zijn vrijgesteld van copyrights. Linda: “We zijn erg blij met de websites Unsplash en de Nederlandse Pixabay. Zonder je te hoeven inschrijven kun je afbeeldingen onbeperkt downloaden, aanpassen en gebruiken. Zelfs voor commerciële doeleinden. Alleen jammer dat ik meerdere website moet afgaan om de juiste foto te vinden.”

Met een site als LibreStock is dat laatste verleden tijd. LibreStock is een gratis zoekmachine die de beste gratis stockfoto-websites op één plek voor je verzamelt. “Ontzettend handig dat ik het internet niet meer hoef af te struinen”, beaamt Linda. “Fijn dat we kunnen verfijnen op zoekwoorden. Daarnaast vind ik het ontzettend plezierig dat ik de websites zelf kan filteren. Zo beslis ik zelf welke foto’s ik van welke websites wil zien, allemaal op 1 website. Dat scheelt ons ontzettend veel tijd.”

Genoeg ruimte voor al je bestanden

Het usb-stickje dat je nergens meer kunt vinden, een cd-rom die niet genoeg ruimte biedt of je externe harde schijf die is gecrasht. Met onlineopslagdiensten hoeven we ons daar gelukkig niet meer druk om te maken. Tools als Dropbox en iCloud geven ons de mogelijkheid om heel veel bestanden in de cloud op te slaan. Marloes: “Ik heb een Dropboxaccount waar ik veel gebruik van maar. Alleen de belangrijkste bestanden staan daarop, want aan de gratis 2GB heb ik simpelweg niet genoeg. Zo komt het weleens voor dat ik een bestand nodig heb dat op een andere computer staat, waardoor ik niet verder kan werken.”

Voor genoeg gratis opslagruimte biedt STACK uitkomst. Met 1000GB gratis online opslag bewaar je met gemak foto’s, video’s en documenten in diverse formaten. “Dat je STACK kunt laten synchroniseren met al je apparaten vind ik absoluut een must”, vertelt Marloes. “Het is ook leuk dat je meerdere gebruikers kunt aanmaken en je de opslagruimte kunt delen. Daarnaast vind ik het een pluspunt dat alles in Nederland wordt opgeslagen en mijn bestanden niet worden geanalyseerd. Zo blijven mijn bestanden ook echt van mij.”

Bundel je socialmediakanalen

Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, Foursquare, Snapshot en Pinterest: het aantal verschillende socialmediakanalen is groot. Wil je met je onderneming op meerdere kanalen actief zijn, dan zul je veel tijd moeten spenderen aan het plaatsen en beheren van berichten. Linda: “Wij hebben ons Facebook- en Twitteraccount aan elkaar gekoppeld. Zo kan ik vanuit Facebook ook direct een tweet plaatsen. Het bereik dat we hiermee halen, is voor ons als middelgroot bedrijf voldoende.”

Ben je op meer dan 2 socialmediakanalen actief? Met een socialmediadashboard als Hootsuite of Buffer bewaar je eenvoudig het overzicht. Vanuit het dasboard beheer je alle verschillende accounts. Zo hoef je niet meer op verschillende socialmedia-accounts in te loggen. Marloes: “Ik maak dagelijks gebruik van LinkedIn, Instagram, Facebook en Twitter. Het praktische aan socialmediadashboards is dat je berichten van tevoren kunt inplannen, zodat ze automatisch op een later tijdstip geplaatst worden. Ik maak met veel plezier gebruik van Buffer. Je kunt hier gratis per keer maximaal 10 berichten inplannen. Zodra er één live gaat, kan ik weer een nieuwe post inplannen. Zo bespaar ik veel tijd.”

Automatiseer je taken

Wat schrijven andere mensen over mijn bedrijf, hoe promoten concurrenten hun diensten en waar kan ik tips voor ondernemers vinden? Het internet beantwoordt al onze vragen. Linda: “Ik google bijna alles. Ik moet er wel even de tijd voor nemen om de zoekopdrachten in te voeren en te kijken of er nuttige resultaten voor mijn onderneming uitkomen. Google Alerts lost dit voor je op.” Met Google Alerts ontvang je mailupdates met de nieuwste Google-resultaten. Deze resultaten zijn gebaseerd op je eigen zoektermen. Handig om specifieke informatie te ontvangen over bijvoorbeeld vakgerelateerde onderwerpen waar je graag van op de hoogte blijft.

Met de tool ITTT til je het automatiseren van je digitale leven naar een hoger niveau. De tool is via de website en app te gebruiken. Het werkt volgens het principe ‘als dit gebeurt, doe dan dat’ (If This Then That) en koppelt op die manier diverse diensten aan elkaar. Zo worden acties die je uit wilt voeren geautomatiseerd. Je kunt bijvoorbeeld de actie uit laten voeren dat elke foto die je met je mobiel maakt, op Instagram wordt geplaatst. Ook is het mogelijk om op Twitter automatisch mensen te volgen die jou hebben geretweet. Of stel in dat je een notificatie wilt binnenkrijgen zodra er binnen een half uur regen wordt verwacht. Het is zelfs mogelijk om je lampen, thermostaat of rookmelders op de tool aan te sluiten. Marloes: “Ik gebruik IFTTT wel, maar de tool biedt nog veel meer dan de mogelijkheden waar ik nu van gebruikmaak. Een goede wake-up-call. Er valt zoveel meer uit te halen!”

 

6 reacties

  1. 1
  2. 2
  3. 3
    • 4

      Hi Bert, bedankt voor de leuke reactie en de aanvulling! Ik zie dat factuursturen zelfs een gratis versie heeft, dus die past perfect in het lijstje thuis.

  4. 5

    Librestock kon ik ook nog niet, handig om in meerdere sites te zoeken. Zoeken op woorden als ‘France’ en ‘hotel’ en ‘camping’ werkt prima alleen als je wat langere zoekwoorden ingeeft krijg je geen resultaten. Voorbeeld zoeken op regio ‘Languedoc Roussillon’. Goed op weg,maar heeft nog wat werk nodig.

    • 6

      Bedankt voor de reactie! Het is inderdaad altijd een beetje uitproberen met langere zoekwoorden. Wellicht dat iets ‘bredere’ combinaties meer effect hebben: ‘roussillon’, ‘south france’ of plaatsnamen. Tips en verbeterpunten over de website zou je naar Librestock kunnen mailen.

Geef een reactie

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>